Öğrenci İşleri Dairesi

Öğrenci İşleri Meslek Yüksekokulumuzun öğrenci işlemlerini merkezi olarak yürütmek amacıyla kurulmuş ve tüm öğrencilerimizin kayıtlarının tutulduğu, belgelerin saklandığı, hazırlandığı ve dağıtıldığı bir birimdir.

AMAÇ ve GÖREV

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkındaki Kanun Hükmünde Kararnamenin 31.maddesi uyarınca;

• Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak,
• Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek,
• Verilecek diğer benzer görevleri yerine getirmektir.

YÜRÜTÜLEN İŞLEMLER

• İstanbul Sağlık ve Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu  kayıt hakkı kazanan tüm öğrencilerin kayıt kabulü ile ilgili gerekli işlemleri yapmak,
• Kayıt yenileyen öğrencilerin ders kayıt formlarının kontrolünü yapmak, öğrenci kimlik kartlarının hazırlanması ve dağıtımının yapılmasını sağlamak,
• Günlük öğrenci işlemleri içinde Öğrenci Belgesi ve Transkript belgeleri hazırlamak, indirimli seyahat kartı işlemlerini yürütmek,
• Erkek öğrencilerin askerlik işlemlerini yürütmek,
• Mezuniyete hak kazanan öğrencilerle ilgili işlemleri yapmak ve diplomalarını hazırlamak,
• Her türlü istatistiki bilgileri düzenlemek, eğitim-öğretimle ilgili kararların uygulanmasını sağlamak,
• Kayıt sildirme, ilişik kesme, izinli sayılma/kayıt dondurma, intibak işlemleri, Akademik Takvim hazırlanması ve uygulanması,
• Yatay ve Dikey Geçişle ilgili iş ve işlemler, iç yatay geçiş,
• Öğrenci Kontenjan önerileri işlemleri,
• Öğrenci Otomasyonu ile ilgili her türlü iş ve işlemler ve verilecek diğer görevleri yapmak. 

İstanbul Sağlık ve Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu (“İSSBMYO”) olarak Veri Sorumlusu sıfatı ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat çerçevesinde İSSBMYO ile irtibatı bulunan İlgili Kişi konumundaki sizin (“İlgili Kişi”) kişisel verilerinizin toplanması, işlenmesi ve aktarılması hususunda bilgilendirme amacıyla bu aydınlatma metni (“Aydınlatma Metni”) hazırlanmıştır.

Toplanan, işlenen ve aktarılan kişisel veriler hakkında detaylı bilgileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) aracılığı ile öğrenebilirsiniz.

İSSBMYO’na ait VERBİS kayıtlarına https://verbis.kvkk.gov.tr adresi üzerinden “Sicil Sorgulama” kısmında İSSBMYO unvanını aratarak ulaşabilirsiniz.

1- İşlenen Kişisel Veriler

Toplanan ve işlenen kişisel veriler ile ilgili detaylı bilgiler VERBİS’te “Veri Kategorileri” başlığı altında yer almaktadır.

Toplanan ve işlenen kişisel veriler arasında;

1. Kimlik Bilgisi: Öğrencinin Türkiye Cumhuriyeti (“T.C.”) kimlik numarası, öğrencinin ve aile bireylerinin ad, soyad, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal ve referansların ad ve soyad bilgileri,

2. Özlük Bilgisi: Öğrencinin cinsiyet, velayet ve aile bireylerinin Sosyal Güvenlik Kurumu bilgileri,

3. İletişim Bilgisi: Öğrencinin, aile bireylerinin ve referansların telefon numarası, e-posta adresi bilgileri,

4. Lokasyon Bilgisi: Öğrenci ve aile bireylerinin ikametgâh adresi bilgisi,

5. Mesleki Deneyim: Öğrencinin, aile bireylerinin ve referansların unvan, mesleki deneyim bilgisi,

6. Finans: Öğrencinin ve aile bireylerinin maaş, menkul ve gayri menkul, banka hesap, nafaka, vergi numarası ve öğrencinin geçmişte almış olduğu mali yardım bilgisi,

7. Görsel ve İşitsel Bilgi: Öğrencinin fotoğrafı,

8. Hukuki işlem: Öğrencinin velayet bilgisi, mahkeme ve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler,

9. Talep ve Şikâyet Yönetimi Bilgisi: Talep ve şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin bilgiler,

10. Pazarlama Bilgisi: Çerez kayıtları, ticari elektronik ileti iznine istinaden gönderilen pazarlama amaçlı SMS, e-posta mesajları tarafından yapılan aramalar,

11. Diğer: Öğrencinin ve aile bireylerinin mezuniyet ve öğrencinin detaylı öğrenim not ve lisan bilgileri

yer almaktadır.

2- Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili detaylı bilgiler VERBİS’te “Kişisel Veri İşleme Amaçları” başlığı altında yer almaktadır.

Kişisel verilerin işlenme amaçları arasında;

1. Yasal ve sözleşmelerden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

2. Eğitim, öğretim faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, ölçme değerlendirme ve başarı takibi yapılabilmesi,

3. Kariyer planlaması için mezunlara destek olunması, mezun başarısını izlenmesi, mezunlar ağı oluşturulması,

4. Öğrencilerin eğitimlerine destek faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

5. Analiz çalışmalarının yapılması,

6. Tercih ettiğiniz iletişim kanalı üzerinden tanıtım, bilgilendirme, pazarlama ve kampanya faaliyetleri hakkında size yönelik olarak bilgilendirme yapılabilmesi,

7. Farklı proje ve imkanların sunulmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilebilmesi,

8. Ürün ve hizmetlerin ilgili kişilerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek size önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası,

9. Üyelik kaydı ve hesabının oluşturulması ve buna ilişkin kayıtların tutulması,

10. Ödemelerinizin gerçekleşebilmesi ve faturalama, gerekli durumlarda parasal iade ve değişiklik işlemlerinin yapılabilmesi,

11. Şikayetlerin ve taleplerini işleme konulması ve takibinin yapılabilmesi ve aşamalar hakkında bilgi verilebilmesi

yer almaktadır.

3-Kişisel Verilerin Toplanması ve HUKUKİ SEBEBİ

Toplanan kişisel verilerin saklama süreleri ve saklanan verilerin korunması için alınan veri güvenliği tedbirleri ile ilgili detaylı bilgiler VERBİS’te “Veri Saklama Süreleri” ve “Veri Güvenliği Tedbirleri” başlıkları altında yer almaktadır.

Kişisel verilerin toplanma araçları arasında;

1. Elektronik ortamdaki başvuru formları,

2. Matbu başvuru formları,

3. Sesli veya sessiz güvenlik kamerası kayıtları,

4. Çağrı merkezi ses kayıtları

yer almaktadır.

Bu kapsamdaki kişisel veriler, İSSBMYO tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi için ilgili mevzuat ve KVKK’nın 5’inci maddesinde belirtilen;

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması;

o 2547 Sayılı Yüksek öğretim Kanunu,

o 351 Sayılı Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurt Hizmetleri Kanunu,

o 2828 Sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu,

o 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,

o 3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,

o 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

o 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

o İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

2. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

3. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır.

İSSBMYO, toplanan ve işlenen kişisel verileri, ilgili kanunlar ve mevzuat ile belirtilen sürelerden kısa olmamak üzere, sözleşmelerden doğan yükümlülükler, muhtemel hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi, hak ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla gerekli gördüğü sürece saklamaktadır.

4- Kişisel Verilerin Aktarılması

Toplanan ve işlenen kişisel verilerin aktarılması ile ilgili detaylı bilgiler VERBİS’te “Veri Aktarım Alıcı Grupları” ve “Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler” başlıkları altında yer almaktadır. Kişisel veriler;

1. Yukarıda sayılan amaçlarla öğrencilerin menfaatine olmak üzere ebeveynleri ile,

2. Yetki vermiş olduğunuz kanuni temsilcilere,

3. Olası hukuki ihtilaf durumunda, kanunen veya bir sözleşme kapsamında sır saklama yükümlülüğünde olan İSSBMYO avukatlarına, vergi danışmanlarına ve denetçilerine, danışmanlık alınan üçüncü şahıslara,

4. Düzenleyici ve denetleyici kurumlara ve resmi mercilere,

5. Aldığınız hizmetlerin devamlılığı açısından yasal sınırlar çerçevesinde İSSBMYO iştiraklerine,

6. Mevzuata uygun bir şekilde, almakta olduğunuz hizmetler, tamamlayıcı hizmetler, yeni hizmetler vb. hususlarda bilgi vermek amacıyla toplu SMS ve e-posta gönderimi sağlayan iş ortaklarımıza

aktarılmaktadır.

5- Kişisel Verilere İlişkin Kanuni Haklar

KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında, kişisel verileriniz ile ilgili olarak;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

6. KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

7. (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.